偏差値40の事務職員が成長を実感したステップ

「デスク整理」と「優先順位」で変わる私へ…

効率化を超えて「次の課題」へ

ChatGPTを使い始めたことで、スケジュール管理や議事録作成がぐっと楽になり、日々の仕事に少し余裕ができました。それだけで大満足！と言いたいところですが、現実はそう甘くありません。

毎日目にする山積みの書類が、私の心をじわじわと締め付けてきます。

スケジュールは効率化できても、散らかったデスクは手つかず。上司からも「机の整理、少ししたら？」と苦笑いされる始末。

「これをどうにかしないと、いつか大きなミスをするかも」――そんな不安に駆られ、次にChatGPTに頼ったのは「デスク整理」と「優先順位付け」の改善でした。

*ChatGPTに「デスク整理」を依頼してみた結果

まず、私がChatGPTに投げかけたのはこの質問：

「書類が山積みです。どうやって片付ければいいですか？」

するとChatGPTから、具体的で使いやすいアドバイスが返ってきました。

ChatGPTが教えてくれた整理術

①書類の分類法

　- 大きく3つのカテゴリに分ける：「対応が必要なもの」「今後使うもの」「保管するもの」。- さらに、それぞれを「重要度」でタグ付け。

②フォルダの活用- 「緊急」「1週間以内」「保留」の3フォルダを用意し、デスクの上には「緊急」フォルダだけ置く。

③デジタル化の推進

　- 保管書類は可能な限りスキャンしてデジタルフォルダへ移行。ファイル名は「日付内容カテゴリ」の形式に統一する。

実践してみた効果…

アドバイス通り、書類を分類してみると、意外なほどスムーズに進みました。「とりあえず積んでおいた書類」の中には、すでに不要なものも多く、捨てるだけでデスクの上が半分スッキリしました。

さらに、タグ付けやフォルダ管理を取り入れると、「どこに何があるか」が一目でわかる状態に！以前は探し物に10分以上かかっていたのが、今では数秒で解決するようになりました。

優先順位付けもChatGPTで効率化

デスク整理が進むと同時に取り組んだのが「優先順位付け」です。毎朝「今日は何から手をつけるべきか」で迷い、結果的に無駄な時間を過ごしていた私。それをChatGPTに助けてもらうことにしました。

ChatGPTを活用したタスクの優先順位付け

①タスクを書き出す

　- 毎朝、今日やるべきタスクをChatGPTにリストアップ。

②ChatGPTに整理してもらう

　- 「このタスクを優先順位順に並べて」と依頼。ChatGPTは以下のように具体的なアドバイスをくれます：

【例】

メール返信（締切今日中）

提案書作成（会議用）

ファイル整理（明日以降でもOK）

③提案を元に進行管理

　- ChatGPTの提案通りにタスクをこなすだけで、迷う時間がゼロに！

優先順位を明確にすることで得られた変化

タスクの優先順位がはっきりすると、「今日はやるべきことが全部終わった！」と感じられる達成感が格段に増しました。

何をすればいいか迷うストレスから解放されることで、気持ちの余裕が生まれたのです。

成長を感じた「整理」からの次の一歩

デスクが片付き、優先順位が明確になったことで、私の中で「成長」を実感できる瞬間がいくつもありました。

1.「私でもできる！」という自信

ChatGPTのサポートを借りながら進めるうちに、「仕事が苦手な私でも、やればできる」という感覚が生まれました。これが私にとって、初めての大きな成功体験だったように思います。

2.周囲からの評価アップ

整理整頓やタスク管理が改善されたことで、上司からも「最近、仕事が早くなったね」と褒められるように。ちょっとしたことですが、日々の努力が認められると嬉しいものです。

3.仕事以外の生活にも変化が

時間に余裕が生まれたことで、友達と過ごす時間や趣味の時間を確保できるようになりました。長らく行けていなかったネイルサロンに行ったり、気になっていた資格の勉強を始めたりと、私自身の生活も少しずつ充実してきました。

「成長」の先に見えた新しい目標

整理術や効率化をChatGPTで学び、実践するうちに、私の中で新たな目標が芽生えました。それは「効率化を職場全体に広めたい」ということ。

私のように、整理整頓やタスク管理が苦手で悩んでいる人は少なくないはず。これまでの経験を活かし、同僚たちにもChatGPTの活用法を教えたり、チーム全体で効率化を図ったりすることを目指しています。

まとめ：効率化から始まる「次の私」

ChatGPTのおかげで、日々の仕事が効率化し、気持ちに余裕が生まれました。それだけでなく、「仕事に対する苦手意識」からも少しずつ解放されつつあります。

働き方を見直し、成長を実感することができたのは、ChatGPTというツールをうまく活用できたからこそ。これを読んでいるあなたも、「整理が苦手」「仕事が進まない」と悩んでいるなら、ぜひ一度ChatGPTを試してみてください。

その小さな一歩が、あなたの働き方を大きく変えるかもしれません。そして、成長を実感する喜びを一緒に味わいましょう！